aviramהפקת אירוע היא פרויקט מורכב ויש כל כך הרבה דילמות ומשימות לאורך הדרך. בשנים האחרונות בולט טרנד האירועים הקטנים. אירועים אינטימיים ומשפחתיים באווירה חמה בהם שומרים על הרכב אורחים מצומצם שמאפשר תקשורת בין המוזמנים ומתאימים למשפחות קטנות או למי שאוהב תחושה של קרבה. אירוע קטן דורש היערכות מוקדמת ויש לנו מספר טיפים שיעזרו לכם במשימה.
לפניכם דגשים והחלטות שכדאי לקבל לקראת החגיגה, בחירת לוקיישן, תוכנית אמנותית ואלמנטים שעושים הבדל משמעותי.
עושים אירוע קטן, חוגגים בגדול
הדילמה הראשונה בתכנון אירוע קשורה למיקום האירוע. האם אירועים קטנים מתאימים רק לחדרי VIP במסעדות או לגלריות קטנות? לא בהכרח. אירוע קטן יכול להיחגג באולם אירועים בעל חלל המתאים לאירועים מצומצמים. חבל להתפשר על איכות ועל סטנדרטים רק כי מדובר בפחות מוזמנים. ההפך הוא הנכון: אם הזמנתם פחות אנשים, תוכלו להשקיע בכל אחד ואחד יותר מאשר הייתם משקיעים באירוע גדול ולכן, אולם מפואר וייחודי שמשדר יוקרתיות ואלגנטיות יענה על מבוקשכם. עם זאת, אירוע קטן באולם רחב ידיים עשוי להבליט את הריקנות ולכן, מומלץ לבחור אולם המותאם למידות האירוע ששומר על מראה מרשים ומכובד אבל במידות ובפרופורציה למספר המוזמנים. היתרון באולם הוא שתוכלו ליהנות מכל היתרונות והמותרות שיש לאולם מבחינת עיצוב, נגישות, קייטרינג וכדומה והכל במקום אחד.
סידורי ישיבה – המיקום קובע
אחרי שבחרתם לוקיישן, הגיע הזמן לחשוב על סידורי הישיבה. כלומר, יש רשימת מוזמנים וחשוב לתכנן את הישיבה כך שכל אחד ירגיש בנוח, ישב ליד מישהו שהוא מכיר מאותה חברה, משפחה, קבוצת חברים וכדומה ושהשולחנות והכיסאות יהיו בהתאמה למידות האולם. כלומר, שתהיה תחושה של זרימה ואווריריות מבלי להיקלע לריקנות. ניתן לסדר את השולחנות בדרך שתאפשר למוזמנים לשוחח זה עם זה ולשמור על קשר עין עם יתר האורחים, תוך שימת דגש על מרחב תנועה. בעיצוב עצמו אפשר להוסיף גוונים של חמימות, לקשט את השולחנות בהשראת הקונספט של האירוע – רטרו, מודרני, כפרי, אורבני וכדומה.
נסו מספר קומפוזיציות וסגנונות ישיבה עד שתקבלו פרספקטיבה של הסידור המתאים ביותר. תוכלו להוסיף גם פריטים פרסונאליים כמו תמונות אישיות, מצגת מעניינת וסרטון שפונה למוזמנים. זכרו, שבאירוע קטן קל יותר לנהל את התוכנית האומנותית ולכן כדאי לדאוג מראש לאולם המצויד באביזרים הנדרשים מבחינת תאורה, סאונד, מקרן, מסך וכדומה.
חוויה קולינרית בניחוח אישי
ההרפתקה הגסטרונומית היא חלק בלתי נפרד מהצלחת האירוע ובאירועים אינטימיים קל יותר להשקיע ביצירת תפריט מותאם אישית. כלומר, לחשוב על מנות לפי העדפות המוזמנים מבחינת צרכים אישיים כמו ללא גלוטן, טבעוני, צמחוני, מנות מותאמות לחיך של הילדים. באירוע קטן צפו לתורים קצרים יותר לבופה וגם במתכנות של הגשה לשולחנות נשמר הסדר והארגון. כדאי להשקיע בארוחה המפוארת שהיא הלב הפועם של אירועים קטנים.
מפנקים כל אחד ואחת
באירועים גדולים יש לדאוג לצוות גדול, אטרקציות גרנדיוזיות ולריבוי של אטרקציות, אבל באירוע קטן ניתן להשקיע בפעילות אחת מיוחדת שגם תגבש את כלל המוזמנים באירוע. למשל, משחקי חברה, פעילות קריוקי, מופע ייחודי ולפנק כל אחד מהמוזמנים במתנה בלתי נשכחת מהאירוע עצמו, כמו למשל מגנטים בכיכובם. ניתן להוסיף אביזרים שמשדרגים את ההופעה ולתת לאורחים להצטלם לטובת המגנטים עם תחפושות, אקססוריז מיוחדים או כל אחד עם בעל/ת השמחה. בניגוד לאירוע גדול בו יש תור ארוך למגנטים, הרי שבאירוע קטן ניתן להעניק יחס אישי לכל אחד מהמוזמנים.
כאשר מתכננים אירוע קטן אפשר להשקיע בפרטים הקטנים ביותר, פריטי העיצוב שייבחרו לעטר את האולם, מוסיקה נעימה, חוויה קולינרית מרשימה ומתנות שיזכירו להם את האירוע המופלא שלכם.